PDF-Dokumentation

Generieren Sie auf Knopfdruck eine professionelle IT-Dokumentation als PDF – vollständig, aktuell und ohne manuellen Aufwand.

Schluss mit Word-Dokumenten und Excel-Listen

Alle Informationen, die Sie in myit.center pflegen, fließen automatisch in ein professionelles PDF. Kein Copy-Paste, keine veralteten Dokumente, keine doppelte Pflege. Ändern Sie ein Gerät oder eine IP-Adresse im Portal – beim nächsten Export ist es sofort drin.

Warum PDF-Export?

IT-Dienstleister kennen das Problem: Kunden-Dokumentationen werden in Word oder Excel gepflegt, sind ständig veraltet und kosten viel Zeit. myit.center löst das grundlegend:

Vorher

• Word-Dokumente manuell pflegen
• Daten an mehreren Stellen aktualisieren
• Dokumentation immer veraltet
• Stunden pro Kunde für Formatierung

Nachher

• Ein Klick → fertiges PDF
• Daten immer aktuell (live aus DB)
• Professionelles Layout automatisch
• Sekunden statt Stunden

Ergebnis

• Immer aktuelle Kundendoku
• Professioneller Auftritt beim Kunden
• Ideal für Audits & Übergaben
• Mehr Zeit für echte IT-Arbeit

Schritt für Schritt: PDF erstellen

So gelangen Sie zur Kunden-Dokumentation als PDF:

Kunde öffnen

Navigieren Sie zum gewünschten Kunden und öffnen Sie dessen Workspace.

PDF-Export aufrufen

Klicken Sie in der Sidebar auf „PDF-Export" (Gruppe Dokumentation). Alternativ direkt über die URL: /customers/{kunde}/export-pdf

Bereiche auswählen

Wählen Sie aus, welche Bereiche in das PDF aufgenommen werden sollen. Standardmäßig sind alle nicht-sensiblen Bereiche vorausgewählt. Mit „Alle" und „Keine" können Sie schnell alle ein-/ausschalten. Ein Zähler zeigt, wie viele Bereiche ausgewählt sind.

Herunterladen oder Vorschau

Klicken Sie auf „PDF herunterladen" um die Datei zu speichern, oder „Vorschau" um das PDF direkt im Browser anzuzeigen. Die Datei wird automatisch benannt: Dokumentation_Kundenname_2026-02-19.pdf

Tipp: Bereiche, die beim Kunden keine Daten enthalten (z. B. keine Firewalls hinterlegt), werden automatisch übersprungen – auch wenn sie ausgewählt sind. So entsteht kein leeres PDF.

Verfügbare Bereiche im PDF

Das PDF kann bis zu 12 Bereiche enthalten. Jeder Bereich wird nur aufgenommen, wenn beim Kunden entsprechende Daten vorhanden sind:

Stammdaten

Immer enthalten

Firmenname, Adresse, Ansprechpartner, Infrastruktur-Statistiken (Geräte, Netzwerke, Mitarbeiter), Kundennotizen.

Netzwerke & VLANs

IP-Bereiche, Gateways, VLAN-IDs, Zuordnungen, Tagged/Untagged Ports

Geräte

Server, Clients, Drucker, NAS – mit IPs, Betriebssystem, Hersteller, Seriennummer, installierter Software

Switches & Verkabelung

Switch-Modelle, Ports mit Status und Speed, VLAN-Zuordnung, verbundene Geräte

Netzwerk-Topologie

Grafische SVG-Übersicht: Firewalls → Switches → Geräte mit Verbindungslinien und Kabelfarben

Firewalls

Interfaces, Firewall-Regeln (ein-/ausgehend), NAT-Regeln, VPN-Tunnel mit Mitarbeiterzuordnung

Telefonie

Telefonanlage, Rufnummernblöcke, Nebenstellen mit Mitarbeiterzuordnung, Routing-Regeln

Mitarbeiter

Name, Abteilung, Kontaktdaten, zugewiesene Geräte, VPN-Zugänge, Telefon-Nebenstellen

Microsoft 365

Lizenzierte Benutzer, freigegebene Postfächer, M365-Gruppen, Microsoft Teams

Racks & Verkabelung

Serverschränke mit HE-Belegung, Verkabelungspläne als SVG, Port-Belegung von Patchfeldern und PDUs

Wiki-Artikel

Alle Wiki-Artikel nach Ordnern gruppiert, mit Autor, Tags und vollständigem Inhalt inkl. Code-Blöcken

Zugangsdaten

Sensibel

Benutzernamen, Passwörter (entschlüsselt!), URLs und Notizen – gruppiert nach Kategorie. Nicht standardmäßig ausgewählt – muss bewusst aktiviert werden. Bei Auswahl erscheint eine Sicherheitswarnung.

Aufbau des PDF-Dokuments

Das generierte PDF ist professionell gestaltet und folgt einem einheitlichen Aufbau:

Deckblatt

Professionelles Deckblatt mit Titel „IT-Dokumentation", Kundenname, Adresse und Erstellungsdatum. Blauer Hintergrund im Geschäftsformat.

Inhaltsverzeichnis

Automatisch generiertes Inhaltsverzeichnis – nur Bereiche mit tatsächlichen Daten werden aufgelistet. Nummeriert und farbig hervorgehoben.

Inhaltsbereiche

Jeder Bereich beginnt auf einer neuen Seite mit Überschrift, blauer Trennlinie und dem jeweiligen Inhalt. Tabellen haben abwechselnde Zeilenfarben, Statusinformationen werden als farbige Badges dargestellt.

Grafiken & Diagramme

Netzwerk-Topologien, Rack-Verkabelungspläne und Port-Belegungsdiagramme werden als skalierte SVG-Grafiken direkt ins PDF eingebettet – nicht als Screenshots, sondern als echte Vektorgrafiken.

Typische Einsatzszenarien

Kunden-Übergabe

Bei Wechsel des IT-Dienstleisters die komplette Dokumentation in Minuten übergeben – statt wochenlanger Zusammenstellung.

Audits & Compliance

Für ISO 27001, BSI Grundschutz oder Cyber-Versicherungen: Aktuelle IT-Dokumentation auf Knopfdruck nachweisen.

Quartals-Reports

Regelmäßig dem Kunden einen aktuellen Stand seiner IT-Infrastruktur als PDF übergeben – zeigt Professionalität und Mehrwert.

Notfall-Dokumentation

PDF offline verfügbar: Bei Netzwerkausfall oder Servercrash haben Sie die komplette Doku als Datei griffbereit.

Onboarding

Neue Techniker bekommen die komplette Kundendokumentation als PDF und sind sofort einsatzfähig.

Archivierung

Monatliche oder jährliche Snapshots der IT-Dokumentation als PDF archivieren – für Nachvollziehbarkeit und Vergleiche.

PRAXISBEISPIEL

Szenario: Neukunde „Steuerkanzlei Weber" – Erstdokumentation erstellen

Sie haben einen neuen Kunden aufgenommen und alle Daten im Portal erfasst: 25 Geräte, 1 Rack, 2 VLANs, Firewall, Switch, 8 Mitarbeiter. Jetzt soll der Kunde eine Dokumentation bekommen.

Öffnen Sie den Kunden „Steuerkanzlei Weber" im Workspace
Klicken Sie auf „PDF-Export" in der Sidebar
Alle Bereiche sind vorausgewählt – prüfen Sie, ob Zugangsdaten deaktiviert ist (Sie wollen die Passwörter nicht im Kundenbericht)
Klicken Sie auf „Vorschau" – das PDF öffnet sich im Browser
Prüfen Sie Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und stichprobenartig die Geräteliste
Passt alles? Klicken Sie auf „PDF herunterladen"
Sie erhalten Dokumentation_Steuerkanzlei_Weber_2026-02-19.pdf – fertig zum Versand

Aufwand: ~30 Sekunden statt mehrerer Stunden in Word.

Tipps & Hinweise

Tipp: Je besser die Daten im Portal gepflegt sind, desto professioneller wird das PDF. Achten Sie besonders auf vollständige Gerätenamen, IP-Adressen und Seriennummern.

Hinweis: Das PDF enthält den Stand zum Zeitpunkt der Erstellung. Änderungen nach dem Export werden erst beim nächsten Export-Vorgang berücksichtigt.

Achtung: Wenn Sie den Bereich „Zugangsdaten" einschließen, enthält das PDF alle Passwörter im Klartext. Versenden Sie solche PDFs nur verschlüsselt oder über sichere Kanäle. Für Kunden-Reports empfehlen wir, Zugangsdaten auszuschließen.

Häufige Fragen

Das Layout ist professionell vorgestaltet und passt sich automatisch an die vorhandenen Daten an. Welche Bereiche enthalten sind, bestimmen Sie über die Bereichsauswahl. Das Deckblatt enthält automatisch den Kundennamen und die Adresse.

Bereiche werden automatisch übersprungen, wenn beim Kunden keine entsprechenden Daten vorhanden sind. Wenn z. B. keine Firewalls hinterlegt sind, erscheint der Bereich „Firewalls" nicht im PDF – auch wenn er ausgewählt war. Dadurch entsteht kein leeres Dokument.

Das hängt von der Datenmenge ab. Ein kleiner Kunde mit 20 Geräten erzeugt ca. 10–20 Seiten. Ein großer Kunde mit 200+ Geräten, mehreren Racks und Verkabelungsplänen kann 50–100+ Seiten ergeben. Die SVG-Diagramme sind Vektorgrafiken und daher dateischonend.

Ja. Die Netzwerk-Topologie, Rack-Verkabelungspläne und Port-Belegungsdiagramme werden als SVG-Vektorgrafiken ins PDF eingebettet. Sie sind auf A4-Seitenbreite skaliert und sehen auch beim Drucken scharf aus – unabhängig von der Druckauflösung.

Derzeit wird das PDF manuell über die Benutzeroberfläche erstellt. Eine automatische Generierung (z. B. monatlicher Versand per E-Mail) ist als zukünftiges Feature geplant.